Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste, jota on täydennetty soveltuvalla tavalla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Tiivistekeskus Oy
Mäkituvantie 5, 01510 Vantaa
y-tunnus: 0930921-5

Rekisteristä vastaava henkilö

Jussi Rieppo, Tiivistekeskus Oy, 0207653030, etunimi.sukunimi@tiivistekeskus.fi

Rekisterin nimi

Tiivistekeskus Oy:n verkkokaupan asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tiivistekeskus Oy:n ylläpitämän verkkokaupan asiakassuhteen hoito, asiakasrekisterin ylläpitäminen, tiedonvälitys ja markkinointi sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely. Markkinoinnin osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Asiakkaalla on mahdollisuus kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointia.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Tietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä

Rekisteri sisältää tietoja Tiivistekeskus Oy:n verkkokauppaan rekisteröityneistä henkilöistä ja yrityksistä.

Kuvaus rekisteröityihin liittyvistä tiedoista

Henkilörekisteriin tallennettavat tiedot ovat käyttäjien itsensä Tiivistekeskus Oy:n verkkokauppaan rekisteröitymisen yhteydessä antamia tietoja tai Tiivistekeskus Oy:n myyjän asiakkaan suostumuksella rekisteriin toimittamia tietoja.

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: yrityksen nimi, osoite, y-tunnus, puhelinnumero, henkilön nimi ja sähköpostiosoite.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat henkilötietolain mukaiset perusteet:

(a) rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus;

(b) rekisteröidyn toimeksianto tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä;

(c) rekisteröidyn asiakassuhteeseen perustuva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

(b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

(c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity henkilö asioi rekisterinpitäjän verkkokaupassa ja on rekisterinpitäjän verkkokaupan asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyajat

Säilytämme tuotteen tai palvelun tilausta koskevia tietoja oletusarvoisesti 20 vuotta tilauksen käsittelyhetkestä.

Asiakasyrityksen tietoihin tallennettavat asiakasyrityksen ilmoittamien yhteyshenkilöiden perustiedot säilytetään asiakkuuden keston ajan. Asiakastilin sulkemisen jälkeen asiakkaan yhteyshenkilöiden perustiedot säilytetään järjestelmässä viiden vuoden ajan.

Rekisterinpitäjän verkkokaupan käyttäjien käyttäjätunnukset poistetaan käyttäjän asiakasyrityksen pyynnöstä. Verkkokauppatunnuksilla tehtyjen tilausten osalta noudatetaan yllä mainittuja tilauksen tietoja koskevia säilytysaikoja.

Asiakastilinavauslomakkeen, verkkokaupan rekisteröintilomakkeen ja yhteydenottolomakkeen tietoja säilytetään kaksi vuotta lomakkeen vastaanottamishetkestä.

Asiakasviestintään (mm. uutiskirje, tapahtumakutsut jne.) käytettävältä markkinointilistalta henkilötiedot poistetaan asiakastilin sulkeutuessa, henkilön lopettaessa uutiskirjeen tilaamisen sekä jos sähköpostiosoite ei ole enää käytössä.

Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Rekisterin ylläpitäjä käyttää seuraavia alihankkijoita ICT-palveluiden tuottamiseen: Digia Oyj, M-Files Corporation.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin luottamuksellisuus ja suojaus

Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. IT-järjestelmä on sijoitettu fyysisesti sellaiseen paikkaan, että asiaankuulumattomilla tahoilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin. Järjestelmä on suojattu palomuurilla. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan varmuuskopioimalla.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo rekisteriasioista vastaava henkilö Jussi Rieppo. Asiakasrekisteritietoja käsitteleviä ja palvelun ylläpitäjiä Tiivistekeskus Oy:n työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat henkilötietolain mukaiset oikeudet:

(a) oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja, sekä rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja käytetään sekä säännönmukaisesti luovutetaan;

(b) oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto;

(c) oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia varten.

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(d) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot. Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;

(e) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;

(f) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin;

(g) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;

(h) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet;

(i) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

(j) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt sekä lisätietoja, palautetta ja kysymyksiä voi lähettää sähköpostitse rekisteristä vastaavalle Jussi Rieppo, Tiivistekeskus Oy, 0207653032, jussi.rieppo@tiivistekeskus.fi.